e-Rechnung Pflicht 2025

Alles, was Unternehmer jetzt wissen müssen!

E-Rechnung 2025: Alles, was Selbstständige und Unternehmer jetzt wissen müssen. Am 01.01.2025 wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend eingeführt. Das betrifft alle Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche. Doch was genau bedeutet das für dich, und wie kannst du dich optimal auf die Umstellung vorbereiten? Hier sind die wichtigsten Informationen und Antworten auf häufige Fragen – übersichtlich und leicht verständlich.

Was ist eine E-Rechnung, und warum wird sie verpflichtend?
Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF-Dokument. Sie basiert auf einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das den elektronischen Datenaustausch standardisiert. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen, Fehler zu minimieren und Transparenz zu schaffen. Die Grundlage bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die nach und nach in den EU-Mitgliedsstaaten umgesetzt wird. In Deutschland startet die E-Rechnungspflicht 2025, zunächst für den Empfang, später auch für den Versand.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Alle deutschen Unternehmer: Sie müssen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können.
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen: Diese wird gestaffelt eingeführt und gilt spätestens ab dem 01.01.2028.

Ich bin Freiberufler. Bin ich ebenfalls von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Ja. Auch als Freiberufler wirst du als Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne betrachtet und bist somit von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Muss ich auch als Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?
Ja, wenn du Rechnungen an andere Unternehmerinnen stellst. Es gibt Überlegungen, Kleinunternehmer von der Erstellungspflicht auszunehmen. Der Empfang bleibt jedoch verpflichtend.

Ich habe nur Privatpersonen als Kunden. Muss ich trotzdem eine E-Rechnung erstellen?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt (vorerst) nur für Rechnungen zwischen deutschen Unternehmern.
Aber: Du musst ab dem 01.01.2025 trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – z. B. von Lieferanten.

Sind auch 13b-Rechnungen, bei denen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Ja. Auch Rechnungen gemäß § 13b UStG (wie etwa Handwerksleistungen) fallen unter die E-Rechnungspflicht. Dies wird durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 geregelt.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Verbände und Vereine?
Ja, sofern der Verband oder Verein als Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes auftritt – also Dienstleistungen oder Produkte an andere deutsche Unternehmer verkauft oder erbringt.

Sind Rechnungen ins Ausland oder aus dem Ausland betroffen?
Derzeit nein. Die Regelungen gelten aktuell nur für Rechnungen zwischen deutschen Unternehmern.
Langfristig ist jedoch ein europaweites Meldesystem geplant, das ab 2028 oder später greifen soll.

Sind auch Kleinbetrags- und Dauerrechnungen betroffen?
• Kleinbetragsrechnungen - nein: Diese sind bis zu einem Betrag von 250 € brutto von der Pflicht ausgenommen.
• Dauerrechnungen - ja: Ab spätestens 2027 müssen diese als E-Rechnung erstellt werden.

Muss bei Bewirtungen oder Geschäftsessen eine E-Rechnung erstellt werden?
Ja, wenn der Gesamtbetrag über 250 € brutto liegt.

Welche Inhalte und Formate sind bei der E-Rechnung vorgeschrieben?
• Pflichtangaben: Die Pflichtangaben einer Rechnung bleiben unverändert.
• Maschinenlesbares Format: Die E-Rechnung muss in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.
• Technische Anforderungen: Du musst in der Lage sein, diese Formate zu empfangen, zu verarbeiten und rechtskonform zu archivieren.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
• XRechnung: Besteht nur aus einer XML-Datei, die maschinenlesbar ist.
• ZUGFeRD: Hybridlösung aus einer PDF-Datei und einer XML-Datei.

Woher bekomme ich eine Leitweg-ID?
Wenn du an öffentliche Auftraggeber Rechnungen erstellst, benötigst du die Leitweg-ID, um eine XRechnung zu erstellen. Diese wird dir von deinem Auftraggeber bereitgestellt.
Für Rechnungen an andere Unternehmen ist keine Leitweg-ID notwendig.

Muss ich bei einer ZUGFeRD-Rechnung überprüfen, ob PDF- und XML-Datei identisch sind?
Ja, dies wird empfohlen, da für das Finanzamt nur die XML-Datei als Rechnung zählt.
Die Prüfung kann durch Auslesen der XML-Datei und den Vergleich mit der PDF-Datei erfolgen.

Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
• E-Mail-Adresse: Eine E-Mail-Adresse reicht aus, um E-Rechnungen zu empfangen.
• Verarbeitung und Archivierung: Für die weitere Verarbeitung ist spezielle Software erforderlich.

Welche Strafen drohen bei Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht?
Mögliche Konsequenzen sind der Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen und Bußgelder in noch nicht bekannter Höhe.

Welchen Teil der E-Rechnung muss ich archivieren?
Die XML-Datei, da diese als eigentliche Rechnung gilt.
Bei ZUGFeRD-Rechnungen wird empfohlen, sowohl die XML-Datei als auch die PDF-Datei zu archivieren.

Muss ich die E-Rechnung digital archivieren oder darf ich diese auch ausdrucken?
E-Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden.
Das bedeutet, dass E-Rechnungen digital archiviert werden müssen.

Gibt es bei Rechnungskorrekturen etwas zu beachten?
Ja, auch Korrekturen oder Stornierungen müssen als E-Rechnung erstellt werden.

Kann ich weiterhin Papierrechnungen verschicken?
Während der Übergangsfrist (01.01.2025 bis 31.12.2027) sind Papierrechnungen weiterhin erlaubt. Ab dem 01.01.2028 müssen alle Rechnungen zwischen deutschen Unternehmern als E-Rechnungen ausgestellt werden.

Muss ich für immer auf mein individuelles Briefpapier verzichten?
Nein, es gibt bereits Lösungen, die das Einbinden eines individuellen Briefpapiers in die E-Rechnung ermöglichen. Kläre mit deinem Softwareanbieter, welche Möglichkeiten bestehen.

Wie lange dauert es, bis sich die Umstellung auf eine Softwarelösung für mich lohnt?
Auch bei wenigen Rechnungen pro Monat lohnt sich die Umstellung, da du so langfristig gesetzliche Vorgaben erfüllst und deinen Verwaltungsaufwand senkst. Außerdem erwarten viele Kundinnen und Kunden diese Form der Rechnungsstellung.

Ist es sinnvoll, Anfang 2025 Bestandskunden nach ihrem Umgang mit E-Rechnungen zu fragen?
Ja, viele Unternehmen werden einheitliche Prozesse erwarten und auf E-Rechnungen bestehen. Kläre frühzeitig, was deine Kunden benötigen.

Wie gehe ich mit Kunden um, die auf veraltete Rechnungsmethoden bestehen?
Halte dich an gesetzlich vorgegebene Formate. Kläre mit dem Kunden, was genau benötigt wird, und weise auf die E-Rechnungspflicht hin.

Kann ich E-Rechnungen auch mobil erstellen?
Ja, viele Buchhaltungs-Apps und Softwarelösungen bieten mobile Versionen, mit denen du E-Rechnungen auch auf deinem Smartphone erstellen kannst.

Wie gelingt der Umstieg auf die E-Rechnung?
• Software wählen: Prüfe, ob dein Buchhaltungstool E-Rechnungen unterstützt. Falls nicht, gibt es zahlreiche Lösungen auf dem Markt.
• Prozesse anpassen: Informiere dich über die Anforderungen und schule dein Team (falls vorhanden).
• Archivierung beachten: Elektronische Rechnungen müssen digital archiviert werden, da nur das maschinenlesbare Format zählt.

Was bringt die Zukunft?
Die E-Rechnung ist erst der erste Schritt. Langfristig wird ein europaweites Meldesystem erwartet, das die elektronische Rechnungsstellung innerhalb der EU vereinheitlicht. Frühzeitiges Umstellen bringt dir Vorteile wie effizientere Prozesse und mehr Transparenz.

Fazit

Die E-Rechnung ist aktuell für viele eine Herausforderung, bietet jedoch zahlreiche Chancen, deine Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Nutze die Übergangsfrist, um dich gründlich vorzubereiten und die passende Softwarelösung zu finden. Bei Fragen zur Umsetzung helfe ich dir gerne in meinen Workshops und Webinaren weiter. Gemeinsam meistern wir diesen Schritt in eine digitale Zukunft!

Tipp: Arbeitest du mit Lexware Office?
Hier kannst du eine kurze Anleitung für die Umstellung deiner Prozesse (allgemeine Aktivierung, Rechnungsempfang und Rechnungstellung) innerhalb der Software herunterladen.

Anmerkung: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Wende dich bei spezifischen Fragen bitte an deinen Steuerberater. ��