Auslagerung Backoffice

Auslagerung deines Backoffice: Wann ist es sinnvoll und wann nicht?
Du hast festgestellt, dass du die vielen Aufgaben im Unternehmeralltag nicht mehr alleine stemmen kannst und überlegst nun, ob du lieber Personal einstellst oder externe Dienstleister beauftragen sollst? Die Entscheidung, Backoffice-Aufgaben auszulagern oder Mitarbeiter einzustellen, kann einen erheblichen Einfluss auf die Leistung und Effizienz deines Unternehmens haben. Wir werden die Vor- und Nachteile beider Ansätze genauer beleuchten und dabei einige Fragen stellen, um dir bei deiner Entscheidung zu helfen.

Mitarbeiter einstellen -Der traditionelle Weg-
Wenn du dich für die Einstellung von Mitarbeitern entscheidest, wirst du zum Arbeitgeber und übernimmst die volle Verantwortung für die Personalführung und die Lohnabrechnung. Du kannst Mitarbeiter in verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen anstellen, sei es als Minijobber, in Teilzeit oder Vollzeit.

Vorteile der Mitarbeiter-Einstellung
• Team-Engagement: Mitarbeiter sind Teil deines Teams und werden sich (hoffentlich) für die Erreichung deiner Unternehmensziele engagieren. Wie wichtig ist Teamarbeit in deinem Unternehmen?
• Klare Arbeitsverträge: Arbeitsverträge definieren klare Rechte und Pflichten für beide Parteien. Wie wichtig ist rechtliche Klarheit für dich?
• Transparenz der Kosten: Die Kosten für Mitarbeiter sind transparent. Wie sieht dein Budget aus?

Nachteile der Mitarbeiter-Einstellung
• Unternehmerisches Risiko: Es handelt sich um ein erhebliches unternehmerisches Risiko, da du die Verantwortung für Mitarbeiter trägst, auch wenn dein Geschäft gerade nicht gut läuft.
Wie stabil ist deine finanzielle Situation?
• Kündigungsfristen: Kündigungsfristen können die schnelle Trennung von unzureichenden Mitarbeitern erschweren.
Wie schnell musst du auf Veränderungen reagieren können?
• Mitarbeiterführung: Mitarbeiterführung erfordert Motivation, konstruktive Kritik, transparente Kommunikation und Delegationsfähigkeiten.
Bist du ein guter Chef?
• Krankheitsausfall: Du trägst die finanzielle Verantwortung für Mitarbeiter, selbst wenn sie aufgrund von Krankheit ausfallen.
Wie wichtig ist Kontinuität in deinem Unternehmen?
• Komplexe Lohnbuchhaltung: Die Lohnbuchhaltung kann komplex sein, insbesondere in Bezug auf Krankheit, Mutterschaft, Elternzeit oder Urlaub.
Wie gut kennst du dich mit Lohnabrechnung aus?
• Arbeitsrechtliches Wissen: Du musst über Kenntnisse im Arbeitsrecht verfügen, um Streitigkeiten und Strafen zu vermeiden.
Wie vertraut bist du mit arbeitsrechtlichen Bestimmungen?
• Infrastrukturkosten: Du musst deinen Mitarbeitern einen ergonomischen Arbeitsplatz und die erforderliche Ausstattung zur Verfügung stellen.
Welche Ressourcen stehen dir zur Verfügung?

Backoffice auslagern -Die moderne Lösung-
Outsourcing ist in der Industrie schon lange beliebt, um Verantwortung abzugeben und Unternehmen schlank zu halten. Hierbei überträgst du die Aufgaben an einen externen Dienstleister, der sich vertraglich zur Erfüllung verpflichtet, während du für die Bezahlung seiner Dienste verantwortlich bist.

Vorteile der Backoffice-Auslagerung:
• Risikofreiheit: Du trägst keinerlei unternehmerisches Risiko, was das Wachstum deines Unternehmens ohne zusätzliches Risiko ermöglicht.
Wie wichtig ist dir Sicherheit in deinem Business?
• Flexibilität: Bei steigendem Arbeitsaufwand im Backoffice kann deine Office Managerin einfach zusätzliche Kapazitäten bereitstellen.
Wie variabel sind deine Arbeitsanforderungen?
• Kostenkontrolle: Du genießt Kostenkontrolle durch klare Preise und Dienstleistungspakete.
Wie wichtig ist Budgettransparenz?
• Fachwissen und Erfahrung: Dein Vertragspartner ist oftmals ein Profi in seinem Bereich und verfügt über eine Menge Fachwissen und Erfahrung.
Wie viel Wert legst du auf Expertise?
• Digitalisierung: Moderne Outsourcing-Partner ermöglichen die Digitalisierung deiner Geschäftsabläufe, was Zeit- und Kosteneinsparungen bedeutet.
Wie wichtig ist Digitalisierung für dein Unternehmen?

Nachteile der Backoffice-Auslagerung:
• Vertraulichkeit: Dein Dienstleister könnte auch für andere Kunden aus deiner Branche arbeiten, möglicherweise sogar für Konkurrenten.
Wie vertraulich sind deine Daten? Tipp: Falls du sensible Informationen verarbeitest und Sicherheitsbedenken hast, muss der Dienstleister strenge Sicherheitsstandards einhalten.
• Kündigungsmöglichkeit: Der Dienstleister kann die Zusammenarbeit kurzfristig beenden.
Wie abhängig bist du von seinen Diensten?
• Preiserhöhungen: Preiserhöhungen sind möglich und können sich schneller ändern als bei Gehaltsverhandlungen. Wie flexibel ist dein Budget?

Soll ich Personal einstellen oder lieber externe Dienstleister beauftragen? Die Antwort auf diese Frage hängt von deinen individuellen Bedürfnissen und Zielen ab. Wenn sich dein Unternehmen im Wachstum befindet und du noch nicht weißt, wo dich die nächsten Jahre hinführen werden, solltest du das Backoffice auslagern. Dieses Modell bietet in dem Fall einfach viel mehr Vorteile, vor allem aber weniger Risiken für dich. Auch wenn du in deinem Business möglichst flexibel und agil bleiben möchtest, ist modernes Outsourcing die bessere Wahl.

Mein Tipp: Diesen Beitrag ausdrucken, die relevanten Vor- und Nachteile markieren und dann das Modell wählen, das am besten zu dir passt. Wenn du unsicher bist, ob die Auslagerung des Backoffice für dich eine sinnvolle Alternative ist, stehe ich gerne für ein kostenloses Gespräch zur Verfügung, um herauszufinden, ob eine Zusammenarbeit für dich von Vorteil sein könnte.