Reisekostenabrechnung für Selbständige - so geht's

Professionell Reisekosten abrechnen

Wer selbstständig ist, weiß: Dienstreisen gehören für viele Unternehmer zum Alltag – sei es für einen Workshop in einer anderen Stadt, ein Netzwerktreffen oder den Besuch bei einem Kunden. Doch während die Reise an sich oft inspirierend oder geschäftlich wertvoll ist, sorgt die Reisekostenabrechnung im Nachgang bei vielen für Stirnrunzeln. Was darf ich ansetzen? Welche Pauschalen gelten? Und wie halte ich das Ganze korrekt in meiner Buchhaltung fest – vor allem, wenn ich mit Lexware Office arbeite? In diesem Beitrag erfährst du, wie du als Unternehmer deine Reisekosten klar, verständlich und praxisnah
- richtig abrechnest
- steuerlich geltend machst und bekommst noch
- einige Tipps und Tricks zu dem Thema

Was sind Reisekosten eigentlich?
Reisekosten entstehen, wenn du aus betrieblichen Gründen außerhalb deines Wohnortes und deines regelmäßigen Arbeitsplatzes unterwegs bist. Dabei ist wichtig: Du musst tatsächlich „außer Haus“ sein – also weg von deinem Unternehmensstandort. Wenn du beispielsweise zu einem Kundentermin fährst oder an einer Weiterbildung außerhalb deiner Stadtgrenze teilnimmst, dann kannst du Reisekosten geltend machen.

Mein Tipp:
- Dienstreisen dürfen höchstens 3 Monate andauern.
- Die Fahrt zur Arbeitsstätte zählt nicht als Geschäftsreise.

Reisekosten umfassen:
1. Fahrtkosten
2. Verpflegungsmehraufwand
3. Übernachtungskosten
4. Reisenebenkosten

1. Fahrtkosten: Wie du unterwegs steuerlich absetzen kannst
Wenn du mit dem eigenen PKW unterwegs bist, kannst du die Kilometerpauschale ansetzen – aktuell beträgt sie 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Dabei zählt die gesamte Strecke – also hin und zurück. Diese Pauschale gilt nur, wenn du dein privates Fahrzeug nutzt. Reist du mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Bahn, Flugzeug, Mietwagen etc.), setzt du den tatsächlichen Ticketpreis an. Wichtig ist hier: Die Tickets sollten betrieblich begründet sein und du brauchst die entsprechenden Belege.

Mein Tipp:
Bei Lexware Office kannst du die Fahrtkosten über eine entsprechende Buchungskategorie als Betriebsausgabe erfassen – egal ob pauschal oder mit Belegen.

2. Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen statt Belege
Du musst unterwegs essen gehen – logisch. Doch statt jeden Bon einzeln aufzubewahren, gibt es hier Verpflegungspauschalen. Diese Pauschalen richten sich nach der Dauer deiner Abwesenheit:
• Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 € pro Tag
• Ab 24 Stunden Abwesenheit: 28 € pro Tag
• An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: jeweils 14 € (unabhängig, wie viele Stunden du unterwegs bist)
Diese Beträge gelten im Inland. Bei Auslandsreisen gibt es eigene Pauschalen, abhängig vom Land – die veröffentlicht das Bundesfinanzministerium regelmäßig.

Wichtig zu wissen:
Die Pauschalen gelten nur, wenn du nicht vom Auftraggeber, Veranstalter oder Hotel verpflegt wirst (z. B. durch ein inkludiertes Mittagessen). In dem Fall musst du Pauschalen entsprechend kürzen. Beim Frühstück wird um 20 % gekürzt, also 20 % von 28 Euro. Das ergibt einen Kürzungsbetrag von 5,60 Euro. Beim Mittag- und Abendessen wird jeweils um 40 % gekürzt, also beim Mittagessen bspw. 40 % von 28 Euro. Der Kürzungsbetrag beträgt demnach jeweils 11,20 Euro.

Mein Tipp:
Die Kürzungsbeträge gelten auch in dieser Höhe, wenn du nur die kleine Tagespauschale von 14 Euro ansetzt. Die Pauschalen darfst du erst ab einer Abwesenheit von über 8 Stunden ansetzen. Wenn du also in der Mittagspause schnell mal beim Italiener nebenan was Leckeres essen gehst, darfst du diese Kosten -eigentlich- nicht in der Buchhaltung als Ausgabe erfassen! Allerdings zählen Reisezeiten zur Abwesenheitszeit dazu. Bist du also 4 Stunden unterwegs und dann 5 Stunden auf einem Kongress, so bist du insgesamt mehr als 8 Stunden unterwegs.

3. Übernachtungskosten: Belege aufbewahren!
Hotelübernachtungen kannst du ebenfalls steuerlich absetzen – aber hier gilt das Prinzip „Nachweis statt Pauschale“. Das heißt: Du brauchst eine ordentliche Rechnung mit deinem Namen, Adresse und -wenn möglich- ohne Frühstück. Pauschalen werden hier nicht mehr anerkannt.

Warum sollte die Rechnung am besten ohne Frühstück ausgestellt werden?
Das Frühstück zählt als Privatvergnügen und ist keine Betriebsausgabe! Du musst den Frühstücksanteil also aus der Rechnung herausrechnen (entweder 5,60 Euro, wenn das Frühstück nicht extra ausgewiesen wurde oder der reale Wert, der auf der Rechnung steht). Nur der Übernachtungsanteil zählt als Betriebsausgabe. Zusätzlich musst du auch noch die Verpflegungspauschale kürzen, da du ja offiziell ein Frühstück gestellt bekommen hast! Deshalb lass dir am besten eine Rechnung ohne Frühstück ausstellen. So kannst du die komplette Verpflegungspauschale ansetzen und hast nicht noch eine Menge Rechnerei bei den Reisekosten.

Und was ist, wenn dein Mitarbeiter auf Reisen ist?
In diesem Fall wird nur die Verpflegungspauschale um 5,60 Euro gekürzt, die Hotelrechnung ist inklusive Frühstück eine Betriebsausgabe. Achte bei der Hotelbuchung unbedingt darauf, dass die Rechnung auf dein Unternehmen ausgestellt ist – nicht auf deinen privaten Namen.

Mein Tipp:
Eine Übernachtung im Rahmen einer Geschäftsreise muss nicht zwingend in einem Hotel sein. Erstattet werden auch Kosten für Mietaufwendungen eines Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen wie Kurtaxe, da sie in Abhängigkeit mit der Übernachtung stehen.

4. Reisenebenkosten: Die kleinen Extras nicht vergessen!
Zu den Reisenebenkosten zählen z. B.:
• Parkgebühren
• Mautkosten
• Gepäckgebühren
• Internetnutzung im Hotel
• Eintrittskosten zu Messen oder Veranstaltungen, sofern betrieblich veranlasst
Auch hier gilt: Belegpflicht! Halte Quittungen und Nachweise sorgfältig fest, lade sie am besten gleich mit der Scan-App von Lexware Office hoch und ordne sie später der entsprechenden Reise zu.

Was, wenn der Kunde die Reisekosten übernimmt?
Häufig erstatten Auftraggeber Reisekosten. Sehr oft verlangen sie dann die Originalbelege als Nachweis.

Mein Tipp:
Kopiere dir vorher die Belege für deine eigenen Buchhaltung! Dann rechnest du die Nettokosten zzgl. USt. mit deiner eigenen Rechnung ab. So bleibt alles sauber in deinen Unterlagen und dein Kunde ist happy.

Und wenn mal ein Beleg fehlt?
Dann kannst du einen Eigenbeleg erstellen – aber bitte wirklich nur im Ausnahmefall!
Das muss draufstehen:
• Name & Adresse des Zahlungsempfängers
• Art & Datum der Ausgabe
• Betrag
• Grund für den Eigenbeleg (z. B. Beleg verloren)
• Datum & Unterschrift
Das Finanzamt akzeptiert solche Eigenbelege, wenn die Aufwendung einen betrieblichen Nutzen erfüllt und die Höhe der Aufwendungen glaubhaft ist.
Aber Achtung: Zu viele Eigenbelege = Alarm beim Finanzamt. Also gewöhne dir besser gleich an, alles sofort zu scannen!

So bereitest du deine Reisekosten richtig auf
Für deine Buchhaltung (z. B. mit Lexware Office) ist es sinnvoll, jede Reise übersichtlich zu dokumentieren:
• Reisedatum und Ziel
• Anlass der Reise (geschäftlich!)
• Reiseteilnehmer (nur du oder z. B. Mitarbeitende?)
• Belege für Fahrt, Übernachtung, Nebenkosten
• Pauschalen für Verpflegung

Mein Tipp:
Lege dir eine Vorlage oder ein Tool (wenn du sehr viel unterwegs bist, kann das wirkliche eine sinnvolle Investition sein) an, in dem du alle Reisen systematisch erfasst. Das spart Zeit und Nerven bei der späteren Buchung. Gewöhne dir auch gleich an, Besonderheiten zu notieren! Du bist z.B. im Stau gestanden und warst deshalb für die Strecke ungewöhnlich lang unterwegs? Die Bahn hatte Verspätung? Es war eine Baustelle auf der kürzesten Route und deshalb bist du einen Umweg gefahren? Dann schreibe das auf. So hast du später bei Rückfragen vom Finanzamt sofort eine Erklärung zur Hand.

Und wie buche ich das Ganze?
Ein Beispiel mit Lexware Office: Wenn du mit Lexware arbeitest, kannst du folgende Konten nutzen:
• Fahrtkosten (SKR 1000): z. B. Konto 4660 (Fahrkosten Unternehmer)
• Verpflegungsmehraufwand: z. B. Konto 4662
• Übernachtungskosten: Konto 4664
• Reisenebenkosten: Konto 4666
Bei Pauschalen achte darauf, dass du sie korrekt mit dem Datum und Anlass der Reise dokumentierst – damit sie bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar sind.

Fazit: Reisekosten clever nutzen
Die Reisekostenabrechnung ist mehr als nur ein lästiges Thema. Sie bietet dir die Chance, betriebliche Aufwendungen steuerlich geltend zu machen – wenn du weißt, wie es richtig geht. Mit einem klaren System, der richtigen Dokumentation und etwas Übung wird die Reisekostenabrechnung zur Routine. So holst du dir bares Geld zurück und bringst Ordnung in deine Finanzen.
Mein Tipp:
Notiere im Buchungstext das Reiseziel und den Anlass – dann musst du bei Rückfragen nicht alles neu zusammensuchen.

Mein Extra für dich!
Meine Reisekostenabrechnungsvorlage als Excel-Sheet
Du willst dir das Hin- und Herrechnen und das Formatbasteln sparen? Dann lade dir gern meine Excel-Vorlage für deine Reisekostenabrechnung herunter! Damit trägst du ganz einfach deine Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und sonstige Ausgaben ein – übersichtlich, verständlich und vor allem: ready fürs Finanzamt. Ideal für Solo-Selbständige, die ihre Buchhaltung selbst machen. Deine nächste Reise ganz entspannt abrechnen:
Vorlage Reisekostenabrechnung [9 KB]

Wenn du Unterstützung bei der Umsetzung in Lexware Office brauchst oder dein System aufsetzen möchtest: In meinen Workshops und Co-Working-Sessions schauen wir uns das gemeinsam an – praxisnah, verständlich und ganz auf deine Situation abgestimmt.

Du willst lieber erst mal alleine loslegen? Dann hol dir mein fertiges Lexware Workboard. Da zeige ich dir, wie du Lexware Office aufsetzt, was du beachten solltest und wie du eine ideale Buchhaltungs-Routine aufbaust.

Stand 2025